Ett möte är ett tillfälle när två eller fler människor träffas för att diskutera något. En energiladdad situation där många viljor måste samsas.

Ett möte ska alltid utgå ifrån organisationens behov av fakta, information och stöd. Det som diskuteras på mötet ska vara efterfrågat av din organisatione och stödja deras affärsprocess.

Ett möte har ett tydligt uttalat syfte och ett eller flera mål.

Möten är utmärkta för mycket – men dåliga för annat. Ditt möte är,

• En kommunikativ ..
• .. och demokratisk plattform
• för alla dina medarbetare.

När mötets ordförande är trygg, påläst och modig kommer han/hon bidraga till det goda mötet. Ett möte som med stor sannolikhet uppnår förvänttat resultat med önskad kvalitet inom planerad tid.

Det innebär att,

• Mötets deltagare håller sig till ämnet och inom sin tidsram.
• Kallelse skickats ut i god tid.
  
  
• Rätt antal och en nödvändig blandning av deltagare.
• Mötets deltagare hinner bli och är väl förberedda.
  
  
• Agendan ger en tydlig struktur.
• Tiden och agendans alla punkter respekteras.
  
  
• Mötet börjar och avslutas i tid.
• Det delas ut tydliga actions/handlingslaner med - vem - vad & när.
  
  
• Det ska aldrig finnas några tvivel om de beslut som fattas.
• Ett justerat och signerat protokoll levereras senast dagen efter.

• Du är inte så viktig som du tror.
• Det finns alldeles för många möten som inte är bra.
• Gå inte på dem.

• Mötets syfte visar ..
  = varför vi ska ha mötet.
  = varför mötet ska prioriteras & genomföras.
  
  
• Mötets mål visar ..
  = vad vi ska uppnå med mötet; mötets resultat.
  = vad som ska informeras, diskuteras eller beslutas.

Möten är viktiga sammankomster för att skapa en gemensam samsyn inom olika områden. Mötet blir en kommunikativ plattform som leder fram till en avsiktsförklaring som alla närvarande beslutat om, protokollet.

Det finns, normalt, fyra generella typer av möte. Det är viktigt att du tidigt beslutar dig vilket sorts möte du kallar till. Dessa typer är,

• Informera
  Informera gruppen om det mentala kontraktets betydelse.
  
  
• Diskutera
  Prata igenom upplägget inför kommande mässa.
  
  
• Besluta
  Välja ut färg, form och inriktning för den nya logotypen.
  
  
• Arbete [workshop]
  Skapa ett första utkast till affärsplan.

Läs mer! - syftet med mötet »

För att underlätta dina möten kan du använda dig av en metod som heter STAM. Alla mötesdeltagare ska veta vad mötet går ut på före det startas.

Använd gärna en whitboard eller ett blädderblock för att kommunicera mötets STAM extra tydlig.

• Syfte
  Vilket slags möte det är och dess syfte.
  
  
• Tid
  Start- och stopptid.
  
  
• Agenda
  Vilka punkter ska avhandlas.
  
  
• Mål
  Vad ska mötet ska uppnå, d v s det förväntade resultatet.
  Besvara relevanta frågor som vad, varför, hur, var, när & vilka.

5P är en enkel modell som rätt använd hjälper dig hålla effektiva
möten. Den innehåller fem steg,

• Purpose
  Varför har du mötet?
  
  Syfte med mötet & rätt sorts möte.
  
  
• Product
  Vad vill du ha när mötet är klart?
  
  Mötets förväntade resultat. Dess slutprodukt är
  inte ett protokoll utan något annat viktigare.
  
  
• People
  Vem ska närvara?
  
  Deltagarnas individuella mål med mötet.
  
  
• Process
  Hur når vi vårt önskade resultat?
  
  Det finns lite olika mötesprocesser t ex,
  
  - Traditonellt möte.
  - Workshop.
  - Powermöten.
  - Stå upp möten.
  - Walk & talk.
  
  Inled alltid ditt möte med att förklara syfte, slutprodukt
  och process. Det ska även vara utskrivet i kallelsen.
  

• Preparation
  Hur förbereder du ditt möte?
  
  
  • Formell kommunikation & struktur
    Traditionell mötesplanering.
    
    
  • Informell kommunikation.
    Beslut ska vara informellt förankrade.
    
    
  • Planera framåt.
    Mötet ska finnas i en större kontext.

• Alla.
• Någon.
• Vem som helst.
• Ingen.
  

Ett viktigt arbete måste utföras, och Alla var övertygade om att Någon skulle göra det. Vem som helst kunde ha gjort det, men Ingen gjorde det, trots att det var Allas arbete.

Alla tyckte att Vem som helst kunde göra det, men Ingen ansåg att Alla skulle göra det. Det hela slutade med att Alla skyllde på Någon när Ingen gjorde vad Vem som helst kunde ha gjort.

Ditt möte ska utmynna i din egen handlingsplan som visar,

1. VAD du ska göra.
2. NÄR du vara klar.
3. VILKEN kvalitet som förväntas av dig.

Svenska chefer tycker att hälften av alla möten är meningslösa. Novus har gjort en undersökning på uppdrag av fackförbundet Unionen. Den har publicerats på kollega.se och visar följande tråkiga fakta,

• 50 %
  Anser att deras möten inte är meningsfulla och effektiva.
  
  
• 50 %
  Anser att deras möten saknar mål och syfte.
  
  
• Mer än 50 %
  Sysslar med annat under sina möten t ex mobil, mail etc.
  
  
• 8 av 10
  Vill minska deras mötestid.
  

Alldeles för många personer går på alldeles för många möten som är alldeles för långa och ger alldeles för lite. Många möten är viktiga och dessa ska du genomföra eller närvara på.

Enligt ryktet har Steve Jobs, Apples grundare, tackat nej till en inbjudan från president Barack Obama p g a att gästlistan var för lång. Jobs ansåg att "för många hjärnor ställer sig i vägen för enkelheten".

Det är viktigt att du lär dig skilja på,

"meningsfulla möten & meningslösa möten"

Läs mer! - för många möten »

• Vet om syftet.
• Var förberedd & påläst.
• Var mötets mästare.

Mötet är en plats där individer träffas och utbyter idéer. Alla möten genererar känslor. Det kan i bästa fall vara eufori eller sämsta fall vara uppgivenhet.

Du behöver naturligtvis inte gå på alla möten du blir kallad till. Du måste ha ett mål med mötet, d v s att få något ut av mötet; att ha en egen agenda.

En av det traditionella mötets struktur är att det tar för lång tid.
En gyllene regel är att alltid,

• Starta i tid.
• Avsluta i tid.

När du arbetar med ungt entreprenörskap kommer du närvara på ett antal olika möten under ditt verksamhetsår. T ex,

• Konstituerande möten.
• Veckomöten.
  
  
• Styrelsemöten.
• Rådgivarmöten.
  
  
• Arbetsmöten.
• Kreativa möten.
  
  
• Årsmöten.
• Övriga möten.

En organisation ska inte ha för många sorters möten. Våga lyfta bort de möten som inte fungerar eller inte fyller något behov.

Läs mer! - rätt sorts möte »

Promenera och tänka kreativt. Mötesformen walk & talk fungerar för 2-4 personer. Gruppen har mötet under en promenad. Att vara ute i det fria triggar i gång hjärnan och genererar kreativitet, engagemang och beslutsamhet hos deltagarna.

Under walk & talk diskuteras normalt ett bestämt ämne eller några bestämda punkter. Walk & talk avslutas med att gemensamt skriva protokoll på de beslut som tagits.

• Stadsmiljö
  Grupp: 2-4 pers.
  Tid: 15-30 min.
  
  
• Skogsmiljö
  Grupp: 2-6 pers.
  Tid: 15-60 min.
  

Effektiva möten är guld värda eftersom de frigör tid och genererar resultat. Powermötet är en perfekt mötesmetod för snabba beslut.

Metoden fungerar bäst på interna möten. Företagets möten med kunder bör få ta den tid som behövs.

Queen Elisabeth II av England använder powermöte vid sina veckoavstämningar med den Engelska regeringen.

• Powermöten frigör tid.
• Enbart de som berörs närvarar på mötet, max 6 personer.
  
  
• Tydligt syftet - endast en specifik uppgift.
• Sker stående.
  
  
• Klart på 15 minuter.
• Ska leda till beslut.

Mötesdeltagarna ska känna till powermötets ramar.

• 15 minuter.
• Stående.
• Leda till beslut.

Deltagarna pratar rakt på sak och mötesledaren för en öppen, rak och ärlig kommunikation. Det finns inte tid till annat.

En workshop är ett arbetsmöte kring ett givet tema.
En traditionell workshop karaktäriseras av,

• Endast "ett" tema med tydliga mål.
  Bra när du ska lösa problem eller ta beslut.
  
  
• Aktivitet.
  WS involverar mötesdeltagarna i processen.
  
  
• Struktur.
  WS följer en tydlig struktur.
  t ex med olika delar och övningar.
  
  
• Tankar utanför boxen.
  Deltagarna stimuleras att säga och göra saker
  som de inte skulle på ett vanligt möte.
  
  
• Facilitator.
  WS leds av en eller flera WS-ledare.
  

Med planering, struktur och rätt möteskunskap blir dina möten korrekt genomförda och därmed en stor tillgång i din organisation.

Den viktigaste aspekten för ett bra möte är att du som mötesdeltagare tar ansvar för din del av mötet - både före, under och efter mötet.

Organisationens alla olika möten påverkar mer än du anar. Rätt möteskultur genererar bättre möteseffektivitet. Korrekt genomförda möten driver verksamheter och organisationer framåt och leder till bättre lönsamhet.

Läs mer! - checklist - det goda mötet »

Gör som gänget i Nxt Move var kreativa och strukturerade m h a en whiteboard. En stor skrivtavla skapar,

• Aktivitet.
• Översyn.
  
  
• Struktur.
• Tydlighet.
  
  
• Delaktighet.

"Att vara en outsider är inte en återspegling av din
framgång utan din inställning"

- Torkild Skiöld

Varje medarbetare är skyldig att komma förberedd och påläst till alla möten. Du behöver endast ställa dig "en" fråga för att förstå vad som krävs av dig.

• Vad krävs av mig för att skapa det bästa företaget?

Det bästa mötet bygger på ett aktivt deltagande av samtliga i gruppen. Det innebär att varje mötesdeltagare,

• Kommer i god tid till mötet.
• Har läst kallelsen.
  
  
• Är påläst.
• Är förberedd.
  
  
• Behandlar alla övriga deltagare med respekt.
• Deltar aktivt - ger och tar.

En spelregel ska vara,

• Tydlig.
• Konkret formulerad.
• Befriad från tolkningsutrymme.

Läs mer! - spelregler »

Läs mer! - spelregler; exempel »

Enligt hjärnforskaren Katarina Gospic kan du inte hantera den moderna arbetsplatsen med dagens närvarande teknik. En studie från 2013 visar att du i snitt tittar på mobilskärmen 150 ggr per dag; skrämmande.

Du har tränat in ett beteende med din mobil som används för att ge dig direkta belöningar. Du har tränat in in ett beteende där du kräver bekräftelse från din omgivning .. hela tiden.

Det tar dig ca 25 minuter att bli fokuserad igen. Under den tiden har du redan blivit avbruten flera gånger. Att vara fokuserad innebär att du ska stanna i den zonen en längre stund.

• På möten ska din mobil vara avstängd.
• Inte på ljudlös utan avstängd.

Din inledning skapar förväntningar och skapar en positiv atmosfär inför mötet. Den genererar mötets själ.

• Se till att samtliga har agendan framför sig.
• Hälsa alla välkomna och berätta om mötets syfte.
  
  
• Berätta om mötets förväntade resultat [mål].
• Säkerställ att alla är överens om agendan.
  
  
• Informera om att dokumentation mailas ut efter mötet.
• Be alla presentera sig för varandra.
  
  
• Vid långa möten kan du även be om allas förväntningar på mötet.

För att sätta formen börjar du alltid med att presentera dig själv.
Du kan t ex använda dig av nedan mall.

• Namn & jobbtitel.
• Organisation eller del av organisation.
  
  
• Ditt bidrag till mötet.
• Något lättsamt och personligt om dig själv.

Med personligt menas något informellt och avväpnande.
Något roligt om dig själv som kan vara en isbrytare.

På ett möte samlas personer med olika bakgrund med olika mål. Ett möte optimeras när deltagarna engagerar sig och agerar med varandra. Men, ibland uppstår problem som t ex när en eller flera deltagare är,

• Oengagerade.
• Negativa.
  
  
• Avskärmar sig.
• Dominerar.
  
  
• Pratar off-topic.

Läs mer! - olika problemområden »

• Hitta en mötesform som ger resultat.
• Powermöten.
• Walk'N'Talk.

En "action" är en begränsad och tydligt definierad arbetsuppgift. På de flesta möten delas det ut actions till mötesdeltagarna. Det innebär att du ska utföra en arbetsuppgift som ska levereras på nästa möte.

En action,

• Har alltid en ansvarig person för att uppgiften utförs.
• Har alltid bara en ansvarig.
  
  
• Är en arbetsuppgift som är tydlig och lätt att förstå.
• Innebär att någon har ansvar för att en uppgift utförs.
  
  
• Skapar säkerhet på vad som förväntas göras till nästa möte.
• Används ofta återkommande på möten.
  
  
• Följs alltid upp på nästa möte.
• Specificeras genom vem, vad & när.

Det ska alltid vara solklart vem som ska göra vad och när det ska vara klart. Du får aldrig lämna ett möte och vara osäker på vad som eventuellt förväntas av dig.

Om det ändå skulle inträffa måste du kontakta mötets ordförande som kan hjälpa dig gå igenom och förstå mötets protokoll..

När du avslutar ett möte ska du visa upp att det varit en mening med mötet. Du sammanfattar,

• Vilka förväntningarna var på mötet.
• Att mötet uppnått syftet.
  
  
• Vilka beslut som mötet tagit.
• Vilka viktiga actions som delats ut.
  
  
• Vad som händer efter mötet.
  - Uppföljning.
  - Rapportering.
  - Verkställande.
  - Nästa möte.

Ett problem med arbetsmötet är bristande effektivitet. Det finns lite enkla verktyg som du kan använda för få struktur och uppnå ett meningsfullt möte. Du ska alltid ha,

• Kallelse med agenda.
• Protokoll.

Du kallar till ett möte 1-2 veckor före själva mötet. I kallelsen bifogas din tänkta agenda. När mötesdeltagarna får agendan har de tid att begrunda innehållet och komma med förslag på innehållet och kanske på något de vill ta upp under punkten – övrigt.

I kallelsen ska mötets syfte klart och tydligt framgå. Det ska även visa varför du är viktig på mötet. Mötets agenda beskriver mötets innehåll och ordning. Var inte snål med tiden - saker tar oftast längre tid än du tror.

Det kan vara smart att lägga de viktigaste punkterna först eller lägga de punkter som berör flest deltagare först.

Läs mer! - kallelse med agenda, veckomöte »

Läs mer! - kallelse med agenda, styrelsemöte »

Kärt barn har många namn,

• Agenda.
• Dagordning.
• Föredragningslista.

Ett protokoll är en grupp människors demokratiska viljeyttring. Det ska dokumentera vad som avhandlats och vilka beslut som togs på mötet. Ett protokoll innehåller,

• Formella paragrafer
• Specifika paragrafer

Det måste alltid finnas med minst en § på sista sidan före underskrifterna.

Består protokollet av flera sidor ska varje person som justerar protokollet sätta sina initialer i nedre högra hörnet på samtliga sidor utom den sista som signeras med hela namnet.

Ett beslut gäller inte förrän protokollet är justerat och signerat.

Det justerade och signerade protokollet sparas i fysisk form och placeras i företagets bolagspärm.

Läs mer! - exempel på protokoll för ett veckomötel »

Ett protokoll innehåller ett antal paragrafer [mötespunkter] som ska behandlas. En del av dessa är formella paragrafer som finns med på alla möten och övriga paragrafer är specifika för varje individuellt möte.

Formella paragrafer,

• Mötets öppnande.
• Val av mötesordförande.
  
  
• Val av sekreterare.
• Val av justeringsman/kvinna.
  
  
• Föregående protokoll.
• Övriga frågor.
  
  
• Mötets avslutande.

Läs mer! - formella pragrafer [§§] »

utöver mötets formella paragrafer innehåller mötet ett antal specikfika paragrafer för just detta mötet. Det är dessa punkter som mötet ska informera, presentera eller ta beslut om.

Specifika paragrafer,

• Dessa beslutar ni själv om
  Tag upp sådant som är relevant, stärker företaget och ska leda fram till ett beslut och ett framtida resultat.
  

Juryns motivering till bästa protokoll.

"Protokollet är tydligt, lättöverskådligt med relevant information. Medarbetaren får snabbt en bra förståelse över vad som skett, samt vad som kommer att ske. Priset för bästa veckomötesprotokoll går till Reform UF"

Klicka på bilden för att öppna veckomötesprotokollet.

Kasper Brown, Bea Hansson, Venessa Tushi & Hannes Sjöberg.

Varje vecka hålls ett veckomötte där gruppen samlar upp allt som har hänt och ska ske. Mötet är viktigt ur ett kommunikativt perspektiv, alla ska ges möjlighet att säga sin mening på mötet.

Varje möte genererar handlingsplaner för varje medarbetare på både kort och lång sikt.

Läs mer! - protokoll; eddiebear, v15 »

Läs mer! - protokoll; easycover, v47 »

Läs mer! - protokoll; ouch!, v15 »

Läs mer! - protokoll; ouch, v47 »

Läs mer! - protokoll; shapeUp, v15 »

Läs mer! - protokoll; shapeUp, v47 »

Många möten rullar på och utvärderas aldrig. Det innebär att de kanske inte genererar det som förväntas av mötesdeltagarna. Ta fram en rutin där varje möte utvärderas.

Det kan räcka med att du besvarar två frågor,

• Vad var bra?
• Vad kunde göras bättre?

Läs mer! - utvärdera ditt möte »

UF-företagets sista möte är årsstämman.
Det är mycket viktigt att stämmans kallelse/agenda och protokoll är rätt skrivna. Det är många viktiga frågor som ska beslutas. Formalian måste vara korrekt.

Läs mer! - kallelse/agenda till årsstämman för Safety UF »

Läs mer! - protokoll till årsstämman för Safety UF »

• Följ upp ditt möte direkt.
• Utvärdera.
• Korrigera och bli bättre på möten nästa gång.

Möten kan innebära kommunikationsproblem. Alla ska medverka för att uppnå ett effektivt möte, men ingen ska dominera.

Hill of influence-modellen är en enkel modell för att utvärdera en mötesprocess under ett pågående möte eller i slutet av ett möte när du utvärderar.

Syftet med Hill of influence-modellen är att deltagarna konkret ska utvärdera, tänka till och reflektera över, sin egen roll och engagemang under mötet.

Rita tre cirklar i varandra och namnge dem,

• Dominerant.
• Mycket engagerad.
  
  
• Engagerad.
• Mindre engagerad.
  
  
• Utanför.

Låt alla medverkande utvärdera sin egen insats. När modellen är
ifylld finns ett bra diskussionsunderlag som kan användas för att
följa upp mötet för uppnå ett effektivare "nästa" möte.

Klicka på bilden för att öppna arbetsbladet - hill of influence.

Alla möten, bra eller dåliga, kostar pengar. Om vi t ex räknar på ett vanligt veckomöte blir slutsumman 176 000 kr/år.

• 1 timme.
• 8 personer.
  
  
• 550 kr/timme.
• 40 möten/år.
  
  
• 4 400 kr/möte.
• Totalt 176 000 kr/år.

Om vi istället antar att timkostnaden är 750 kr och att gruppen håller 48 möten per år slutar kalkylen på 288 000 kr/år.

Om du håller ett dåligt möte tillkommer osynliga kostnader i form av låg motivation och energiförlust. Hur stora tror du de är under ett år?

Klicka på bilden för att öppna Excel-filen, vad kostar ditt möte?