Du behöver smarta hjälpmedel för att strukturera upp din bokföring. När du ska börja bokföra kommer du snart inse att du behöver struktur, rutiner och ett antal hjälpmedel för att säkerställa en korrekt bokföring.

När du börjar bokföra är det viktigt att du har,

• Bokföringspärm.
• Pärmregister.
• Bokföringsprogram.

» läs mer om vilka hjälpmedel du behöver »

Alla vanliga bokföringsprogram har installerat olika varianter av kontoplaner baserat på BAS-planen. Det bästa för det lilla företaget är att skapa sin egen.

Ett mindre företag handlar normalt med kontanta medel. Det innebär en ganska stor apparat med kvitton. Var noggrann med dessa, de har en tendens att försvinna.

Tänk till i början för att minimera framtida problem. Här är tre områden som kan strula till det,

• Kontoplan.
• Ta hand om mindre kvitton.
• Kontantkassa.

» läs mer om vad du behöver tänka på »

Vi vet av erfarenhet att det lätt blir oordning i UF-företagets bokföring.

• Ekonomichefen i ett UF-företag ska ..
  - Ha ordning & reda på sin privata ekonomi.
  - Vara strukturerad.
  - Hålla full kontroll på UF-företagets ekonomi.
  - Göra uppföljningar varje vecka.
  - Ha frekvent kontakt med UF-företagets coach.
  

• Regel #1
  Lär dig löpande bokföring.
  » läs igenom fakta & exempel; löpande bokföring »
  
  
• Regel #2
  Lär dig rutinerna för praktisk bokföring.
  
  
• Regel #3
  Endast ekonomichefen köper in varor och övriga inköp.
  
  
• Regel #4
  Diskutera UF-företagets ekonomi på varje veckomöte.
  Skriv ut ett kontoutdrag varje vecka, t ex varje fredag
  och diskutera vad som hänt och vad som ska hända.
  
  
• Regel #5
  Handla aldrig varor för mer än företagets maximala riskkapital.
  Ett UF-företag är förbjudna att ha lån, även leverantörsskulder.
  
  
• Regel #6
  Blanda aldrig UF-företagets pengar med dina/era egna.
  
  
• Regel #7
  Notera alltid hur företaget betalat och vem som betalat.
  
  
• Regel #8
  Försök att alltid betala från företagets internetbank.
  
  
• Regel #9
  Spara alla kvitton och skriv ut alla fakturor du erhåller via mail.
  
  
• Regel #10
  Sätt in alla verifikationer i företagets bokföringspärm. Kopiera
  varje kvitto på ett A4-papper och häfta fast det på samma A4-
  papper. Endast ett kvitto på ett ark.
  
  
• Regel #11
  Bokför minst en gång per vecka och alltid i ett bokföringsprogram.
  Avsätt 15 minuter på en fast tid/dag varje vecka till arbete med
  företagets bokföring.
  
  
• Regel #12
  Använd konteringsstämpel.
  Notera konton och belopp med blyerts i fall du behöver ändra.
  
  
• Regel #13
  Gör uppföljning av företagets bokföring i slutet av varje månad.
  Ekonomichefen rapporterar företagets ekonomi på styrelsemötet.
  
  
• Regel #14
  Privata Swish-transaktioner är bra men strular ofta till det.
  Varje transaktion i företaget ska konteras direkt.
  
  
• Regel #15
  Använd Excel eller annat kalkylprogram som hjälpmedel.
  

I ett UF-företag blir det lätt strul med pengar. Varje affärshändelse ska verifieras med kvitto eller faktura. Om UF-företaget inte kan verifiera en affärshändelse finns ingen affärshändelse. Då får du/ni betala med privata pengar.

Låt endast ekonomichefen betala. Om t ex UF-företaget ska åka på kick-off är det bäst att ni betalar i förväg till ekonomichefen som därefter betalar via Swish. Då blir det färre bokföringstransaktioner i företaget.

För att lära dig bokföring krävs att du först läser teorin bakom. Därefter är det viktigt att du fördjupar dina kunskaper och färdigheter genom att träna på olika nivåindelade uppgifter inom bokföring,

» träna på fler övningsuppgifter med fullständiga facit »

Du måste arbeta strukturerat för att skapa en trygg och säker bokföring. Tag för vana att avsätta 30-60 min på t ex fredag em varje vecka. Då blir du snabbt riktigt vass på dina rutiner och din bokföring.

Det finns ett antal viktiga områden som du måste säkra upp,

• Kvitton.
• Bank.
  
  
• Internetbank.
• Försäljning.
  
  
• Mässförsäljning.
• Moms.
  
  
• Avstämning.
• Nedlagd tid.

» läs mer om att skapa en nödvändig struktur »

Det är viktigt att du inför praktiska rutiner för att få din bokföring att fungera. Din verifikation genomgår ett antal administrativa moment från den anländer tills den är bokförd och avstämd.

• Din verifikation, kvitto/faktura,
  
  Anländer.
  Påföres ett ankomstdatum.
  
  Påföres ett löpnummer.
  Konteras med relevant konton och belopp.
  
  Placeras i en bokföringspärm.
  Registreras i ett bokföringsprogram.
  
  Kontrolleras och stäms av i slutet av månaden.

» läs mer om hur praktiska rutiner ger resultat »

Som ett litet företag behöver du inte många konton i din kontoplan. De flesta klarar sig med 10-20 konton. Här finner du en kontoplan anpassad till att träna praktiska övningsuppgifter och bokföra i ett litet företag.


» liten kontoplan till dina övningsuppgifter »

Vanligast är att du erhåller en faktura eller ett kvitto som stärker [bevisar] att en affärshändelse ägt rum. Den blir då en naturlig verifikation.

Ibland finns dock ingen naturlig verifikation. När du saknar en sådan ska du använda dig av en bokföringsorder [konteringsruta] som underlag [verifikation].

Klicka på bilden för att öppna filen med bokföringsorder.

löpande bokföring »

exempel utan moms »

löner »

moms »

speciella händelser »

t-konto »

övningsuppgifter »