En budget uttrycker framtida ekonomiska förväntningar och åtaganden för en organisation. Med framtid menas normalt nästa period.

               "En budget är ett ekonomiskt mål"

En budget är ett framtida ekonomisk mål som du beslutat dig för att uppnå. I budgetarbetet ska du relatera till framtida, planerade händelser som får ekonomiska konsekvenser.

När målen är angett t ex en omsättning på 500 000 kr är det före-tagarens skyldighet att ta fram strategier som ska hjälpa företaget att nå sitt mål.

Budgetering är ett viktigt verktyg i arbetet för att styra och utveckla företagets ekonomi. Att stämma av verkligt ekonomiskt utfall med planerat utfall och utifrån detta fatta relevanta beslut.

Observera att en budget inte är en absolut sanning utan ett kvalificerat försök att förutspå en ekonomisk framtid.

En budgetering är en metod för ekonomisk styrning. Vid själva budgetarbetet ställer företaget upp och använder sig av olika budgetar.

Budgetering är ett instrument för verksamhetens ekonomistyrning. Ett slags planering och kalkylering som fokuserar på kommande månad, kvartal, halvår eller verksamhetsår.

Budgetering är arbetet med att ta fram företagets olika budgetar. Budgetprocessen är en metod för ekonomisk styrning och innebär rent praktiskt att företaget ställer upp [tar fram] olika budgetar.

Budgetering innebär att företaget väljer några handlingsalternativ som därmed genererar troliga ekonomiska konsekvenser.

En prognos är ett förutspått framtida händelseförlopp. Begreppet kommer från grekiskans,

• Pro = förut.
• Gnosis = kunskap.

Inom budgetering är en prognos en uppskattning av utfallet före det inträffar. Phlip Kotler menar menar t ex att prognostisering innebär att utreda framtida efterfrågan genom att fråga kunderna vad de kommer att göra under olika förutsättningar.

Det är en växande skara företag som väljer att arbeta med rullande prognoser i stället för en traditionell årbudget. En rullande prognos korrigeras löpande utifrån viktiga förändringar inom vissa variabler som t ex,

• Kostnadsökningar.
• Marknadsjusteringar.
  
  
• Orderingång.
• Personalförändringar.
  
  
• Prisförändringar.
• Valutakorrigeringar.

Budgeteringens syften varierar,

• Planering
  Göra det som är viktigast.
  
  
• Samordning
  Hela organisationen pekar åt samma håll.
  
  
• Resursallokering
  Flytta resurser dit de är som mest effektiva.
  
  
• Dimensionering
  Fördela resurser efter efterfrågan.
  
  
• Ansvarsfördelning
  Fördela ansvaret på flera ansvarsområden.
  
  
• Uppföljning
  Lära sig av verkligt utfall inför nästa års budget.
  
  
• Kommunikation
  Möte, samtal och utbyte av nya idéer.
  
  
• Medvetenhet
  Inblick i budgetprocessen genererar större ansvar.
  
  
• Mål
  Sätta nivån för ekonomisk mätbar information.
  
  
• Motivation
  Medarbetarna i budgetprocessen tar ansvar för sin
  del av budgetarbet eller sitt verksamhetsår.
  
  
• Incitamentsystem
  Olika belöningssystem i form av bonus eller liknande.

Budgetprocessen består av fyra större faser,

1. Ta fram budget [budgetuppställande].
   
   
2. Använda budget som ett styrmedel.
   
   
3. Följa upp budgetarbetet.
   
   
4. Analysera budgetarbetet mot verkligt utfall.
   

Efter varje periods utgång ska företagets olika budgetar följas upp. Det innebär att företaget,

• Jämför budgeterade siffror med det verkliga utfallet.
• Noterar avvikelser.
  
  
• Tar fram underlag för information och diskussion.
• Använder utfall [avvikelser] som underlag för nya budgetar.
  
  
• Får avräkningar från berörda avdelningar.
  
• Kräver ansvar för avvikelser av de som "äger problemet".
  
  
• Tar fram belöningssystem till t ex säljare & VD.
  

Utvärdering av eventuella avvikelser ger kunskap om hur verksamheten fungerat under året och genererar lärdomar inför nästa års budgetarbete.

Läs mer! - budgetuppföljning »

Vid en budgetuppföljning kommer det verkliga utfallet att avvika från budget. Förändringen kan antingen vara positivt eller negativt för det budgeterade resultatet.

• Positivt för resultatet [+]
  – Intäkterna är större än beräknat.
  – Kostnaderna är mindre än beräknat.
  
  
  
• Negativt för resultatet [–]
  – Intäkterna är mindre än beräknat.
  – Kostnaderna är större än beräknat.

I en budgetanalys beskrivs skillnaden mellan budgeterade värden och utfall. Avvikelserna beror normalt på förändrade variabler i omvärlden. Varför blev det verkliga utfallet inte enligt plan, d v s som det var budgeterat.

• Budgetanalysen
  
  
  
• Kan var olika omfattande.
• Kan ge förklaring till eventuella avvikelser.

• Ger förslag på åtgärder.
• Beräknas i absoluta tal eller som en procentsats.
  
  
• Analyserar volymavvikelser.
• Analyserar prisavvikelser.
  
  
• Beskrivs i en budgetrapport som ska vara,
  
  - Aktuell.
  - Relevant.
  - Innehålla jämförlesedata [nyckeltal].
  - Skriven så att analysen är lätt att förstå.
  

Budgetarbetat har gått från traditionella syften till moderna syften.

• Traditionella syften
  Relativ fokusering kring dokumentet.
  
  - Planering.
  - Samordning.
  
  - Prognos.
  - Kontroll.
  
  
  
• Moderna syften
  Relativ fokusering kring processen.
  
  - Engagemang.
  - Motivation.
  
  - Kommunikation.
  

• Resultatbudget
  Momsen påverkar inte eftersom den inte är en kostnad
  eller en intäkt.
  
  
• Likviditetsbudget
  Momsen påverkar, på kort sikt, eftersom den normalt ingår
  i in- och utbetalningar.
  
  
• Balansbudget
  Ingen generell påverkan.
  Det finns dock egna momskonton i denna budget.

För att lära dig mer om budgetering krävs att du först läser teorin bakom. Därefter är det viktigt att du fördjupar dina kunskaper och färdigheter genom att träna på olika nivåindelade övningsuppgifter inom,

• Likviditetsbudgetering.
• Resultatbudgetering.
• Budgeterad balansräkning.

Läs mer! - övningsuppgifter & fullständiga facit »

När en budget tas fram finns lite olika arbetssätt. I de flesta företag används kombinationsmodellen som är en blandning av både uppbyggnads- och nedbrytningsmetoden.

• Uppbyggnadsmetoden
  Bottom Up; skapar hög delaktighet men är relativt långsam.
  
  
• Nedbrytningsmetoden
  Top down; skapar låg delaktighet men är relativt snabb.
  
  
• Iterationsmetoden
  När budgeten omarbetas i flera varv under processen.
  
  
• Kombinationsmodellen
  Först används nedbrytnings- och därefter en uppbyggnads-
  fas.
  
  

• Uppbyggnadsmetoden
  Bottom up; skapar hög delaktighet men är relativt långsam.

Företagsledning och budgetchef tar fram ett budgetdirektiv, d v s förutsättningar och tekniska anvisningar om vilka budgetgränser som gäller nästa period.

Sedan ställer varje budgeterare upp sin egen lokala budget. De olika förslagen på delbudgetar ställs samman och skapar ett komplett och slutlig budgetförslag.

Klicka på bilden för att läsa mer om uppbyggnadsmetoden.

• Nedbrytningsmetoden
  Top down; skapar låg delaktighet men är relativt snabb.

Företagsledning och budgetchef tar ett större ansvar för att ge stöd och support under hela budgetprocessen. Ledningen ger ett detaljerat budgetförslag som budgetchefen fördelar ut till budgeterarna.

Budgetförslaget granskas och arbetas om till ett nytt förslag. De olika förslagen på delbudgetar ställs samman och skapar ett komplett och slutlig budgetförslag.

Klicka på bilden för att läsa mer om nedbrytningsmetoden.

• Iterationsmetoden
  När budgeten omarbetas i flera varv under processen.

När budgetprocessen blir svår att överblicka kan iterationsmetoden vara en lösning. Budgetarbetet initieras underifrån. Budgeterarna tar fram sina preliminära budgets som ställs samman till ett gemensamt budgetförslag.

företagsledningen ger snabb input till budgetförslaget. Den givna inputen används som underlag i det fortsatta budgetarbetet. Normalt omarbetas budgetförslagen 2-3 gånger.

• Kombinationsmetoden
  Först används nedbrytningsfasen och därefter uppbyggnads-
  fasen.

Kombinationsmetoden är en blandning av uppbyggnad- och nedbrytning. Initialt används nedbrytningsmetoden. Det innebär att företagsledningen utformar olika mål och ramar för budgetarbetet.

Därefter används uppbyggnadsmetoden. Budgeterarna jämför sina budgetförslag mot ledningens mål och ramar. Efter korrigering ställs delbudgetarna samman till ett gemensamt budgetförslag.

Det finns tre huvudbudgetar,

• Resultatbudget
  Plan över intäkter och kostnader under en period.
  
  
• Likviditetsbudget
  Plan över in- och utbetalningar över en period.
  
  
• Budgeterad balansräkning
  Plan över tillgångar, skulder och eget kapital vid en viss tidpunkt, normalt 31 december.

Läs mer! - jämförelse mellan huvudbudgetar »

Företagets resultatbudget och övriga huvudbudgetar tas fram utifrån olika delbudgetar som t ex,

• Försäljningsbudget.
• Inköpsbudget.
  
  
• Omkostnadsbudget.
• Personalbudget.
  
  
• Anläggningsbudget.
• Kapitalbudget.
  
  
• Marknadsbudget.
• Investeringsbudget.

Läs mer! - delbudgetar »

Olika typer av verksamheter behöver olika sorters delbudgetar.

• Handelsföretag
  - Försäljningsbudget.
  - Inköpsbudget.
  
  - Lagerbudget.
  - Administrationsbudget.
  
  
• Tjänsteföretag
  - Försäljningsbudget.
  - Personalbudget.
  
  - Utbildningsbudget.
  - Timbudget.
  
  - Administrationsbudget.
  
  
• Verkstadsföretag
  - Inköpsbudget.
  - Lagerbudget [råvaruförråd].
  
  - Produktionsbudget.
  - Lagerbudget [produkter i arbete].
  
  - Investeringsbudget [maskiner & verktyg].
  - Lagerbudget [färdigvarulager].
  
  - Administrations- & försäljningsbudget.
  

Efter år 2000 har budgetprocessen börjat kritiseras av många bl a av Jan Wallander tidigare VD på Handelsbanken som kallat budget ett "onödigt ont". Kritikerna menar att budgetprocessen,

• Är byråkratisk.
• Är centraliserad.
  
  
• Blir viktigare än hela verksamhetens resultat.
• Hindrar företag att anpassa sig efter nya situationer.
  
  
• Levererar gammal ekonomisk information.
• Är tids- & kostnadskrävande.
  

Det finns fem stycken uttryck som dyker upp när du läser börsbolagens rapporter; de kan vara bra att ha koll på. Alla utgår från EBITDA som betyder Earnings Before interest, Taxes, Depreciation & Amortisation.

Depriciation – Avskrivningar.
Amortisation – Avskrivningar på Goodwill.

• EBITDA
  = Rörelseresultat [EBIT] + avskrivningar.
  
  
• EBITA
  = Rörelseresultat [EBIT] + avskrivningar på goodwill.
  
  
• EBIT
  = Rörelseresultat [EBIT - earnings before interest & taxes].
  = Resultat före räntor och skatt.
  
  
• EBT
  = Resultat före skatt [earnings before taxes].
  = Resultat efter finansiella poster.
  
  
• EAT
  = Resultat efter skatt [earnings after taxes].
  = Årets resultat.

Rapport - 2016-11-02 - privataaffarer.se
Oljebolaget Lundin Petroleums EBITDA-resultat blev 254 miljoner dollar för det tredje kvartalet 2016. Analytikerna hade räknat med ett ebitda-resultat på 245 miljoner, enligt SME Direkts sammanställning inför rapporten.

Rapport - 2016-10-27 - privataaffarer.se
Sobi rapporterar en vinst som var betydligt högre än väntat. Specialistläkemedelsbolaget höjer dessutom prognoserna för helåret.

Sobi redovisar ett EBITA-resultat på 282 miljoner kronor. Väntat var ett resultat om 186 miljoner enligt SME Direkt. Nettoomsättningen uppgick till 1.171 miljoner kronor, att jämföra med förväntade 1.136 miljoner.

Rapport - 2016-10-02 - privataaffarer.se
Ica rapporterar ett resultat som var något lägre än väntat. Dagligvarujätten konstaterar att konkurrensen ökar och att man därför tappat marknadsandelar. Samtidigt pressas marginalerna av logistikproblem.

Ica redovisar ett EBIT-resultat på 1.474 miljoner kronor för det fjärde kvartalet 2015. Analytikerna hade räknat med ett rörelseresultat på 1.556 miljoner kronor, enligt SME Direkts prognossammanställning