Ordet kommunikation kommer från latinets communis som betyder ”gemensam” och communicare som betyder ”att göra tillsammans”.

Kommunikation betyder överföring av information. Med information menas t ex tankar, budskap, fakta, känslor, åsikter eller värderingar. Det nnebär ett utbyte av tankar och idéer mellan människor för att uppnå en förståelse. Det förutsätter att information utbyts mellan en sändare och mottagare.

Kommunikation består av många komplexa processer. Den sammanfattas oftast med endast själva överföringen. Att sända ett budskap på ett sätt där någon annan tar emot och uppfattar det som det var tänkt är magi.

• Intellektuell kommunikation
  Du kan förmedla och ta emot viktig information och kunskap.
  
  
• Social kommunikation
  Du får dina sociala behov tillfredställda och upprätthåller relationer med familj och vänner.
  
  
• Psykologisk kommunikation
  Du kan uttrycka din identitet och dina känslor och få dessa bekräftade.

Du kan förmedla ett budskap genom att säga/skriva något ..
.. men även genom att vara tyst.

Du skickar hela tiden budskap till din omgivning samtidigt som du tar emot och tolkar de budskap som omvärlden förmedlar till dig.

Björn Nilsson definierar kommunikation i sin bok - Individ och grupp.

"Den process där två eller fler personer skickar budskap till varandra där de visar hur de uppfattar sig själva och innehållet i budskapen. Det är fråga om en samspelsprocess där personerna som kummunicerar med varandra både är sändare och mottagare."

Sändaren är den person som i kommunikationsprocess sänder ett meddelande till mottagaren. Enligt Lars Skyttner byter sändare och mottagare roller under kommunikationens gång.

Läs mer! - kommunikation »

Eftersom all kommunikation sker på mottagarens villkor är det viktigt att tolka in mottagarens sinnesnärvaro, språkbruk och inlärningsstil.

Om du inte lyckats knäcka koden för mottagarens villkor, är din kommunikation mer eller mindre icke mottaglig och därmed verkningslös.

När du är genuint intresserad av dina medarbetare och övriga medmänniskor skapas en relation. Att varje dag vara öppen, vänlig, hjälpsam och att småprata om aktuella ämnen och intressen.

Du ska inte tro att saker och ting är "själv-klara" utan du ska se till att de är "vi-klara". Det är din uppgit att se till att mottagaren vill och kommer att lyssna på dig.

Din förmåga att kommunicera bottnar alltid i din människosyn. Du måste "se" hela individen när du kommunicerar, annars når du inte fram med ditt budskap.

Enligt Gillis Herlitz, expert på relationer och beteenden, ansvarar du för att din kommunikation ska väcka både tillit och gensvar.

Läs mer! - att våga kommunicera »

Kommunikation består av tre komponenter,

1. Verbal komponent.
   Själva informationsöverförandet.
   
   
2. Ickeverbala komponent.
   Det budskap du sänder med hjälp av dina gester, mimik och kroppsspråk.
   
   
3. Symbolisk komponent.
   Det du omger dig med rent fysiskt. T ex vilka smycken
   du bär, kläder och bilen du kör.
   

Att lära dig lyssna är en konst som handlar om att aktivt kunna ta emot vad andra människor berättar och delar med sig av. En duktig lyssnare blir också en god vän, som du litar på och tycker om. En god lyssnare,

• Lägger all fokus på talaren.
• Lyssnar objektivt.
  
  
• Visar tålamod.
• Vågar vara tyst.
  
  
• Vågar fråga när det behövs.
• Kan återberätta det som sagts till honom/henne.

För att du ska uppnå en effektiv kommunikation krävs förmåga att lyssna aktivt. Enligt McNeill, Belllamy & Foster, krävs följande lyssnaregenskaper för att bli en bra och aktiv lyssnare,

• Sluta prata
  
  Lösning
  Involvera dig i en konversation i taget.
  
  
• Visa empati med den person som pratar.
  
  Lösning
  Ställ frågor.
  
  
• Avbryt inte
  
  Lösning
  Visa intresse.
  
  
• Koncentrera dig på vad som sägs.
  
  Lösning
  Dra inte förhastade slutsatser.
  
  
• Kontrollera din ilska.
  
  Lösning
  Reagera på ideér och inte på personer.
  
  
• Lyssna på det som inte har sagts, ställ frågor.
  
  Lösning
  Dela ansvaret för kommuniktationen.

LUFT är en liten smart modell som är lätt att komma ihåg. Den presenterades av konsulten Rinnie Crossler som menar att du ska ”ge en annan människa LUFT”.

LUFT står för,

• L - Lyssna.
• U - Uppskatta budskapet och se personen som talar.
• F - Försök förstå vad den som talar säger.
• T - Tala och se till att den andra personen lyssnar.
  

Du får lyssnartid tillbaka

 "gör inte det!"

Ledarskap handlar om att vara genuint intresserad av att få en annan människa attt växa som person eller professionellt.

Det innebär att du som ledare ska lyssna på denna person. Du ställer raka, öppna och engagerade frågor till din medarbetare, kund, eller liknande .. och lyssnar på deras uttömmande svar.

Ett effektivt och utvecklande samtal har följande ungefärliga nyckeltal,

• Du ställer frågor och pratar < 25%.
  
  
• Din samtalpartner besvarar frågor och pratar > 75%.
  
  
• Du lyssnar > 75%.

Enligt McNeill, Belllamy & Foster finns tre specifika lyssnartekniker som du kan använda dig av vid olika situationer. Du kan lyssna,

• Kritiskt
  Du ska separera fakta från peronliga åsikter.
  
  
• Sympatiskt
  Du ska inte prata, inte ge råd, inte döma utan bara lyssna.
  
  
• Kreativt
  Du ska träna ett öppet sinne och befrukta dina ideér med andras ideér och vice versa.

När du vill föra fram dina åsikter är det viktig att bjuda in till en strukturerad, meningsfull och konstruktiv dialog. Enligt "strategy+business" skapar du en dialog genom att,

• Sakta ner
  Ge dina medarbetare möjlighet att komma till dig med information, frågor och idéer. När du ger dem tid får du
  förtroende av dem.
  
  
• Skapa trygghet
  Trygghet skapar förtroende. Trygga medarbetare vågar mer.
  Skapa en öppen och ärlig företagskultur där all känner sig inkluderade. Uppmana alla till utvecklande samtal.
  
  
• Ställ inbjudande frågor
  Genom frågor kan du guida diskussionen. Ställ öpna frågor och låt medarbetare själv komma med sina egna svar.
  
  
• Var beredd att bli påverkad
  Lyssna aktivt och öppet på vad medarbetarna säger och gör.
  
  
• Reflektera
  Stanna upp och fråga hur medarbetarna tycker att diskussionen fungerar. Behövs något mer? Vad?
  
  
• Sammanfatta och be om engagemang
  Sammanfatta var ni är just nu.
  Hur ni går vidare?
  Medarbetarna ska ansvar för resultatet.
  Medarbetarna ska ansvar för leveransen.

I all kommunikation kodar sändaren ett budskap som skickas i väg till en mottgare via en kommunikationskanal, t ex brev, telefonsamtal, direkt kommunikation, e-post, sms, massmedia eller via ombud, som måste avkoda budskapet för att kunna förstå och återkoppla.

Budskapet kan också påverkas av vilka känslor sändaren har för mottagaren som skuldkänslor eller rädsla vilket sker omedvetet.

Sändaren kodar budskapet d.v.s. budskapet färgas av sändarens egna erfarenheter, känslor och värderingar

Innan sändaren skickar iväg sitt budskap, kodar den det.
Kodningen innebär att budskapet färgas av sändarens egna erfarenheter, känslor och värderingar.

Kodning avser översättning av data eller information från en form till en annan. Du kan skriva en text i en viss ordföljd, poetuiskt eller lyriskt eller via en kommunikativ bild.

När sänder ett meddelande genom en kanal kodar du ditt meddelande medvetet eller omedvetet. Till detta kan sägas att ditt medelande kan störas av någon form av brus (bias). Mottagaren tar emot meddelandet, avkodar det och ger feedback. Även här kan meddelandet påverkas av brus.

Kodningenresp. avkodningen är den tolkning man gör av meddelandet. Beror mycket av vilken social och kulturell konext du befinner dig i. Själva sändningen i kanalen kan störas av brus, vilket gör att meddelandet påverkas.

Ju mer gemensamma koder vi har, ju mer vi använder oss av samma uppsättning teckensystem och ju mer lika vi tolkar dem desto närmare kommer min kodning av meddelandet och din avkodning av det att närma sig varandra.

Avkodning avser översättning av kodad data till ursprunglig form.

läsa och tolka brevet

Mottagaren får det kodade budskapet och avkodar det, vilket sker genom
att exempelvis läsa och tolka brevet. Därefter sker en återkoppling till sändaren.

Mellan sändaren och mottagaren kan det ske brus d.v.s. störande faktorer som gör att budskapet blir otydligt. Brus kan vara buller, hög musik, synintryck, överflödig information eller motsägelser alltså saker som skapar förvirring.

När mottagaren tar emot budskapet gör den en avkodning likadant som sändarens kodning, högt personlig.

Avkodning påverkas också av mottagarens känslor för sändaren, värderingar eller erfarenheter av liknande situationer."

avkodning menas inte bara en ”översättning” från skrift till tal.

Med avkodning menas att man har identifierat det skrivna ordet dvs. dess betydelse, uttal och grammatiska egenskaper. Man har avkodat ett ord när man har känt igen det, vet vad det betyder, kan uttala det och känner till hur det kan böjas grammatiskt.

När man avkodar någon så översätter man inte bara orden ordagrant utan man tittar även på tonläge och kroppsspråk.

En process som sker när mottagaren mottager ett meddelande. Kan liknas vid ett filter där meddelandet som mottages påverkas av mottagarens personlighet, tidigare erfarenheter och upplevelser, aktuell sinnesstämning, hur han eller hon ser på sig själv, attityder till och fördomar om motparten, förväntade reaktioner eller någon incident som inträffat strax före kommunikationstillfället (Hägerfors, 1999).

Avsaknaden av i förväg överenskomma, gemensamma koder och redundant information gör att det uppstår onödiga svårigheter hos mottagaren vid avkodningen av det sända meddelandet

En kommunikationskanal är ett fysiskt medium, som transporterar budskapet till mottagaren, där du skickar och tar emot information. När du kommunicerar kan du använda dig av olika kanaler för att få fram ditt budskap. Kommunikation kan vara verbal, via din röst, eller icke verbal, via andra kanaler.

Audiell information
Den hörbara informationen är olika ljud, det talade språket och musik. Sådan information du kan uppfatta med hörseln.

Visuell information
Den synliga information är text, tecken, symboler, bilder, kroppsspråk och liknande. Sådan information du kan uppfatta med ögonen.

Taktil information
Den taktila informationen uppfattar du direkt med ditt känselsinne. När du t ex puttar till eller kramar någon. I reklam anspelas ofta indirekt på din känsel ”Ditt nya schampo gör ditt hår mjukt och lent”.

Olfaktorisk information
Den olfaktoriska informationen uppfattar du via ditt luktsinne. När du t ex tar på dig Hugo Boss parfym sänder du information om dig själv; statur, självsäkerhet, tredig eller kanske bara hel och ren. I reklamen anspelas ofta på att något luktar gott och fräscht, för att få dig att använda fler sinnen än bara din syn och hörsel.

Ditt smaksinne är mer komplicerat, det samspelar med ditt luktsinne. Prova att smaka något och håll för din näsa.

Den första schematiska kommunikationsmodellen utvecklades 1949 av telefoningenjörerna Claude Shannon och Warren Weaver.

Shannon–Weaver kommunikationsmodell har kallats
"mother of all models".

Läs mer! - shannon/weavers kommunikationsmodell »

Harold Lasswells fem W - Who? What? Which? Whom? och What?

• Who?
  Vem ..
  
  
• What?
  .. säger vad?
  
  
• Which?
  .. i vilken kanal?
  
  
• Whom?
  .. till vem?
  
  
• What?
  .. med vilken effekt?

Läs mer! - laswells kommunikationsmodell »

I Dr. Philip Kotler's modell betonas viktiga förutsättningar för effektiv
kommunikation.

Sändaren,

• Vet vilka mottagare han önskar nå.
  
  
• Kodar sina meddelanden med hänsyn till hur mottagaren vanligtvis avkodar meddelanden.
  
  
• Sänder sina meddelandena via ett medium.
  
  
• Sändaren har kanaler för återkoppling av mottagarens reaktioner.

Läs mer! - kotler's kommunikationsmodell »

Ibland är kommunikation enkelriktad [reklam] men mer ofta är den dubbelriktat. Kommunikation kan vara såväl verbal, d v s uttryckt i tal eller skrift eller icke verbal som t ex kroppsspråk, ögon, tonläge, eller det som inte sägs.

Enligt Gordon Savage är över 2/3 av kommunikationen mellan en säljare och en potentiell kund icke-verbal. Det gälller för säljaren att kunna "läsa av" kunden signaler.

Studier av Osmo Antero Wiio [1973] och Robert C Patty [1982] har bevisat att hjärnan har en förmåga att ta emot kommunikation olika beroende på hur kommunikationen skickas.

• Syn [83 %].
• Hörsel [11 %].
• Lukt [3,5 &].
• Smak [1,5 %].
• Känsel [1 %].
  
  
  
• Dina ord
  Att du pratar genererar 10-15% av ditt budskap.
  
  
• Ditt tonläge
  Hur du pratar genererar 20-30% av ditt budskap.
  
  
• Ditt kroppspråk
  På vilket sätt du pratar genererar 50-60% av ditt budskap.

Din verbala kommunikationen förmedlar en denotativ mening; vad innebär själva ordet och en konnotativ mening; vad genererar orden för känslor och associationer.

En god kommunkatör är medveten om företeelsen brus [störningar] och anpassar sitt meddelande för att minimera dessa störningar. Brus försvårar din kommunikation och gör ditt meddelande [signal] mindre tydligt. Många störningar beror på inre faktorer hos dig själv och när du kommunicerar med andra människor utgår du alltid från dig själv.

Ditt medelande störs normalt av någon form av brus. Mottagaren tar emot meddelandet, avkodar det och återkopplar. Även här påverkas meddelandet av någon form av brus.

Brus kan vara synintryck, överflödig information eller motsägelser som skapar förvirring. Enligt Napier och Gerschenfeld tror du att,

• Du vet vad andra ser, upplever, tänker och känner.
• Du förstår innebörden i budskapets innehåll.
  
  
• Du tror att dina ord ska räcka för att budskapet ska nå fram till och förstås av andra.
• Du blir accepterad av andra, trots att du har begränsad kunskap om hur de uppfattar dig.

• Fysiskt brus
  - Omgivande ljud som stör.
  - Många som pratar i ditt klassrum.
  
  - Hög musik på en konsert.
  - Högljudda personer på en pub.
  
  - Slammer i ett kök.
  - Dålig täckning i mobilen.
  
  - En person måste prata tyst på en biograf.
  - Det är alldeles för mycket text på en Power Point-slide.
  
  - Du har svårt att förstå en viss dialekt.
  - En fransyska pratar för fort så du hänger inte med.
  
  
• Mentalt brus
  - Mottagaren inte är helt fokuserad på det du säger.
  - En ung tjej som mår dåligt.
  
  - En elev dagdrömmer.
  - En person har gjort slut med sin pojkvän.
  
  - Någon tänker på festen som kommer nu på fredag.
  - En lärare har pratat för länge.
  
  - En person har fått ett dåligt budskap.
  - En person gillar dig inte.
  
  - Olika försvarsmekanismer gör dig rädd & oärlig.
  - Låg självkänsla yttrar sig i bortförklaringar och förnekande.

• Tankeläsning
  Om du känner någon väl finns risken att du skickar ut ofullständiga budskap och förväntar dig att den andre persone ska förstå eller att mottagaren slutar lyssna eftersom den tror att den vet vad den andre ska säga.
  
  
• Självhävdande
  Vissa är så angelägna om att dela med sig av sitt eget budskap att de inte lyssnar. Att avbryta, höja rösten och stänga av öronen är ingen bra idé.
  
  
• Haloeffekt
  När en person har flera goda egenskaper är det lätt att tillskriva den ytterligare goda egenskaper, även om den inte har dessa.
  

Det finns kommunikationshinder kopplade till din kommunikationsprocess

• Sändarhinder
  Du har en god idé som du av någon anledning inte vågar förmedla
  på företagets veckomöte.
  
  
• Kodningshinder
  Eftersom din spanska inte är särskilt bra lyckas du inte nå fram till
  expediten och hon kan inte leta upp en ny kavaj till dig.
  
  På grund av dina bristande skrivkunskaper och erfarenheter i protokollföring misstolkar dina medarbetare sina actions i den nya handlingsplan.
  
  
• Kommunikationskanalhinder
  Du har dålig struktur i din e-postahntering och denna vecka är du väldigt stressad så du sorterar bort ett viktigt brev.
  
  Du missar ett viktigt meddelande ftersom du inte orkar lyssna på hela meddelandet i din mobiltelefon.
  
  
• Avkodningshinder
  Du förstår inte de modeller som sändaren bygger sitt budskap kring.
  
  
• Mottagarhinder
  Just nu är du helt fokuserad på ett annat område än det som budskapet berör [mentalt brus].
  
  
• Återkopplingshinder
  Du vill inte ha återkoppling på ditt budskap eftersom du anser att den inte kommer att få någon inverkan.

Johari-fönster är en psykologisk modell som indikerar din självinsikt och på vilket sätt du kommunicerar med omvärlden. Johari är en sammansättning av upphovsmännens namn Joseph Luft och Harrington Ingham - Johari.

Johari-fönster visar hur en öppen kommunikation påverkas av att du är rak och lyhörd mot dina medarbetare.

Din förmåga att kommunicera bottnar alltid i den människosyn du har. Du måste se hela individen när du kommunicerar annars når du inte fram med ditt budskap.

Modellen representerar faktiskt information om t ex känslor, erfarenheter, attityder, färdigheter, avsikter, motivation hos/om en person i relation till övriga gruppmedlemmar, utifrån fyra olika perspektiv. Johari-fönster består av fyra fält som oftas liknas vid rum. Dessa är,

• Öppna rummet. Kallas för Arena.
  
  
• Blinda rummet.
  
  
• Dolda rummet. Kallas för Fasad.
  
  
• Okända rummet.

Klicka på bilden för att läsa mer om johari-fönster.

Både du och övriga gruppmedlemmar samverkar olika med varandra beroende på den egna självbilden. Genom att våga ge och ta emot feedback kommer alla att få ny kunskap och nya insikter om sig själv och gruppens medlemmar.

Alla kommer även att förstå vad som krävs för att kommunicera på ett rakt, öppet och ärligt sätt.

De olika rummens storlek i förhållande till varandra varierar med tid och situation. Det innebär att du och dina gruppmedlemmar kan påverka rummens storlek.

Klicka på bilden för att läsa mer om Joharis olika rum.

Ditt öppna rum visar en kombination av vad du vet om dig själv och vad andra också vet om dig. Du visar upp dina "Arena". Du vill berätta om dig själv och tar gärna emot fedback från andra.

Klicka på bilden för att läsa mer om Joharis öppna rum.

Ditt blinda rum visar en kombination av vad du inte vet om dig själv men vad andra vet om dig. Tyckaren visar upp en stor fasad gentemot omvärlden.

Klicka på bilden för att läsa mer om Joharis blinda rum.

Ditt dolda rum visar en kombination av vad du vet om dig själv men vad andra inte vet om dig. I dolda rummet bygger du upp en fasad. Du vill, omedvetet eller medvetet, dölja information om dig själv för omvärlden.

Klicka på bilden för att läsa mer om Joharis dolda rum.

Ditt okända rum visar en kombination av vad du inte vet om dig själv och vad ingen annan heller vet om dig. Du är en person som observerar det som händer utan att riktigt delta. Du upplevs som en en mussla, mystisk och inåtvänd.

Klicka på bilden för att läsa mer om Joharis okända rum.